SAP'te Açık Satınalma Siparişleri Nasıl Bulunur? PO Takip Rehberi

Satınalma ekiplerinin ve BI uzmanlarının en sık sorduğu sorulardan biri şudur: Hangi satınalma siparişleri hâlâ açık?

Açık PO analizi, yalnızca sipariş numarasını listelemekten ibaret değildir. Sipariş edilen miktar ile teslim alınan miktarı, iptal işaretlerini ve belge durumunu birlikte değerlendirmek gerekir.

Açık satınalma siparişi nedir?

Basit tanımıyla açık satınalma siparişi, henüz tamamen karşılanmamış bir PO kalemidir.

Örneğin:

Sipariş miktarı: 100
Teslim alınan: 60
Açık miktar: 40

Bu durumda ilgili PO kalemi hâlâ açıktır.

Hangi tablolar kullanılır?

Satınalma siparişlerinde iki temel tablo vardır:

  • EKKO — başlık
  • EKPO — kalem

Bu tablolar EBELN alanı üzerinden ilişkilendirilir.

Detay için EKKO ve EKPO SQL JOIN rehberine bakabilirsiniz.

Açık miktar nasıl düşünülmeli?

En temel yaklaşım:

Açık miktar = Sipariş miktarı - Teslim alınan miktar

Ancak gerçek projelerde yalnızca bu formül yeterli olmayabilir.

Şunlar da dikkate alınmalıdır:

  • Silinmiş PO kalemleri
  • Teslimat tamamlandı işareti
  • İade ve reversal hareketleri
  • Kısmi teslimatlar
  • Mal girişi geçmişi

Bu nedenle üretim BI modelinde açık PO iş kuralı net tanımlanmalıdır.

PO geçmişi neden önemlidir?

Bir satınalma siparişine zaman içerisinde birden fazla mal girişi yapılabilir.

Örneğin:

PO: 100 adet
1. teslimat: 30
2. teslimat: 50
Açık: 20

Ayrıca 101 hareketinin 102 ile ters çevrilmesi gibi senaryolar da net teslim miktarını değiştirebilir.

Bu nedenle 101 ve 102 hareket türleri açık PO hesaplamasında önemlidir.

BI tarafında hangi KPI’lar üretilebilir?

Açık PO verisiyle şu metrikler oluşturulabilir:

  • Açık sipariş miktarı
  • Açık sipariş tutarı
  • Geciken açık PO sayısı
  • Tedarikçi bazında açık sipariş
  • Plant bazında açık sipariş
  • Satınalma grubu bazında açık sipariş
  • Teslim tarihi geçmiş PO’lar

Geciken PO nasıl bulunur?

Açık miktarı sıfırdan büyük olan ve planlanan teslim tarihi geçmiş olan kalemler gecikmiş kabul edilebilir.

Mantıksal kural:

OpenQty > 0
AND DeliveryDate < Today

Ancak şirketin tolerans ve teslimat iş kuralları ayrıca dikkate alınmalıdır.

Örnek SQL mantığı

Gerçek alan adları sisteme göre uyarlanmakla birlikte temel yaklaşım şöyledir:

SELECT
    h.EBELN,
    i.EBELP,
    i.MATNR,
    i.WERKS,
    i.MENGE,
    i.NETWR
FROM EKKO h
JOIN EKPO i
  ON h.EBELN = i.EBELN
WHERE i.LOEKZ = '';

Bu sorgu yalnızca temel satınalma kalemlerini getirir. Açık miktarı doğru hesaplamak için goods receipt geçmişi de modele eklenmelidir.

Veri ambarında nasıl modellenir?

Önerilen yapı:

PO Header / Item
+ Goods Receipt History
+ Supplier
+ Material
+ Plant
→ Open PO Fact

Gold katmanda ise:

Open PO Amount
Open PO Qty
Overdue PO Count
Supplier OTIF benzeri KPI'lar

üretilebilir.

ME21N ile bağlantısı

PO oluşturma süreci ME21N ile başlar. Sonraki aşamada mal girişi MIGO ile yapılır.

Uçtan uca süreç için ME21N, MIGO ve MIRO rehberini inceleyebilirsiniz.

Özet

Açık satınalma siparişi analizi EKKO ve EKPO ile başlar fakat güvenilir sonuç için mal girişi geçmişi, reversal hareketleri ve teslimat durumu da değerlendirilmelidir. BI tarafında bu veri satınalma performansının temel kaynaklarından biridir.

Ali Rıza Ekici

İş Zekâsı, Qlik Sense, ETL, SAP, SQL ve veri analitiği üzerine uygulamalı içerikler hazırlıyor.

Yazar ve deneyim hakkında →